Automatyzacja raportowania finansowego dla prezesa

Stosy faktur i Excel, który nie nadążał

W kwietniu 2023 roku weszliśmy do zakładu produkcyjnego mebli w Nowym Targu. Właściciel, pan Andrzej, tracił każdą drugą sobotę miesiąca na ręczne przepisywanie danych z segregatorów do tabeli w komputerze. Miał średnio 1247 faktur kosztowych miesięcznie i zero pewności, ile pieniędzy faktycznie zostanie na koncie po wypłatach dla 28 pracowników. Problem nie polegał na braku kompetencji kadr, ale na starym systemie, który wymuszał czekanie na zaksięgowanie dokumentów aż do 20. dnia kolejnego miesiąca.

Brak bieżącej informacji o marży na konkretnych produktach powodował, że firma produkowała 14 typów krzeseł, z czego 3 były całkowicie deficytowe. Pan Andrzej o tym nie wiedział, bo raport zbiorczy, który dostawał z dużym opóźnieniem, skutecznie zacierał te różnice. Nasza analiza wykazała, że błędy w ręcznym wprowadzaniu kwot netto zdarzały się w 8,4% przypadków. To generowało totalny chaos w rozliczeniach z dostawcami drewna i lakierów, a prezes musiał osobiście prostować każdą pomyłkę powyżej 500 złotych.

Tatry Strategy Group weszło do akcji, aby zatrzymać ten wyciek czasu. Sprawdzamy fakty w 48 godzin, więc szybko ustaliliśmy, że najwięcej czasu marnuje się na linii biuro-prezes. Informacja o kosztach paliwa czy drobnych zakupach warsztatowych trafiała do systemu z tygodniowym opóźnieniem. To sprawiało, że prognozy finansowe były warte tyle, co zeszłoroczny śnieg. Postawiliśmy na konkret zamiast teorii i zaczęliśmy od czyszczenia procesów, które nie wnosiły żadnej wartości do biznesu.

Liczby nie kłamią. Jeśli prezes widzi wynik finansowy z miesięcznym opóźnieniem, to tak naprawdę prowadzi auto z zasłoniętą szybą.

Skrypty zamiast rąk i 47 sekund na dokument

Skupiliśmy się na eliminacji ręcznej roboty. Zamiast kupować drogie systemy za setki tysięcy złotych, wykorzystaliśmy prosty skrypt łączący pocztę e-mail z bazą danych. Od maja 2023 roku każda faktura PDF trafiająca na skrzynkę biura jest automatycznie skanowana przez algorytm OCR. Dane trafiają do arkusza w ciągu 47 sekund od odebrania wiadomości. To skróciło czas obiegu dokumentu z 4 dni roboczych do mniej niż minuty, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania numerów NIP i kwot VAT.

Księgowa, pani Maria, przestała pełnić rolę maszyny do pisania. Dzięki temu mogła poświęcić więcej czasu na analizę kosztów energii, co przy obecnych cenach prądu uratowało firmie 4200 PLN w samym tylko czerwcu. Skrypt, który wdrożyliśmy, automatycznie kategoryzuje wydatki. Jeśli system widzi fakturę od stałego dostawcy stali, sam przypisuje ją do odpowiedniego projektu budowlanego. To pozwoliło na śledzenie rentowności każdego zlecenia w czasie rzeczywistym, co wcześniej było niemożliwe bez zatrudnienia dodatkowej osoby.

Wdrożenie nie wymagało od załogi zmiany nawyków. Kierowcy po prostu robią zdjęcie faktury za paliwo telefonem i wysyłają je na dedykowany adres. Reszta dzieje się sama. System rozpoznaje datę, kwotę i stawkę podatku, a następnie nanosi to na wykres wydatków prezesa. Konkret zamiast teorii – to podejście pozwoliło nam zamknąć pierwszy etap automatyzacji w zaledwie 11 dni roboczych od podpisania umowy. Idziemy prosto na szczyt, więc nie bawiliśmy się w zbędne szkolenia z obsługi skomplikowanych interfejsów.

Wynik: 14,3 godziny oszczędności w skali miesiąca

Po trzech miesiącach od wdrożenia, w lipcu 2023 roku, przeprowadziliśmy audyt wyników. Liczby nie kłamią: pan Andrzej odzyskał dokładnie 14,3 godziny miesięcznie, które wcześniej poświęcał na sprawdzanie poprawności tabel. W skali roku to 171 godzin, czyli ponad miesiąc pracy na pełny etat. Ten czas prezes zainwestował w negocjacje z nowym kontrahentem z Niemiec, co zaowocowało kontraktem na dostawę 450 kompletów mebli ogrodowych. Bez porządku w finansach ten ruch byłby zbyt ryzykowny.

Dodatkowo, błędy w raportowaniu spadły z 8,4% do zera w obszarze faktur cyfrowych. System flaguje tylko te dokumenty, które są nieczytelne lub mają błędne dane podatkowe, co zdarza się raz na 150 faktur. Dzięki lepszemu wglądowi w marże, firma zrezygnowała z produkcji trzech najtańszych modeli krzeseł, które po uwzględnieniu realnych kosztów transportu generowały stratę. Decyzja ta zwiększyła zysk operacyjny spółki o 12,7% w trzecim kwartale 2023 roku bez zwiększania zatrudnienia.

Automatyzacja raportowania pozwoliła również na szybsze reagowanie na zatory płatnicze. System wysyła powiadomienie do prezesa, gdy kluczowy klient spóźnia się z zapłatą o więcej niż 48 godzin. Wcześniej takie informacje wypływały dopiero przy podsumowaniu miesiąca, gdy było już za późno na polubowne rozmowy. Teraz firma ma pełną płynność finansową, a średni czas oczekiwania na przelew od dłużników skrócił się o 9 dni. To konkretny wynik, który przekłada się na bezpieczeństwo całego biznesu.

Jak wdrożyć to u siebie bez rewolucji

Wiele osób pyta nas, czy taka automatyzacja wymaga informatyka na etacie. Odpowiedź brzmi: nie. Cały system opiera się na gotowych narzędziach, które połączyliśmy w logiczną całość. Koszt utrzymania tej infrastruktury to mniej niż 150 PLN miesięcznie. Sprawdzamy fakty w 48 godzin i w tym czasie jesteśmy w stanie ocenić, czy w Twojej firmie również można urwać te kilkanaście godzin z grafiku prezesa. Nie obiecujemy cudów, pokazujemy twarde dane z naszych poprzednich realizacji.

Pierwszym krokiem jest zawsze audyt obiegu dokumentów. Trzeba sprawdzić, kto fizycznie dotyka faktury i ile razy te same dane są przepisywane do różnych systemów. W firmie w Nowym Targu faktura była wprowadzana do systemu księgowego, potem do arkusza Excel prezesa, a na końcu do systemu planowania produkcji. To potrójna praca, która nie generuje żadnego zysku. Naszym zadaniem jest sprawić, by dane wpisane raz, płynęły swobodnie tam, gdzie są potrzebne.

Jeśli czujesz, że Twój czas przecieka przez palce przy sprawdzaniu finansów, to znak, że system jest źle zaprojektowany. Tatry Strategy Group nie zajmuje się pisaniem długich strategii, które lądują w szufladzie. My wdrażamy narzędzia, które działają od zaraz. Skalowanie biznesu zaczyna się od porządku w fundamentach, a finanse to najważniejszy z nich. Liczby nie kłamią – porządek w danych to więcej pieniędzy na koncie i więcej czasu na to, co w biznesie najważniejsze.

Konkret zamiast teorii. Nie potrzebujesz drogiego oprogramowania, by wiedzieć, ile zarabiasz w tej sekundzie.